Abwesenheitsnachrichten mit unbekanntem Rückkehrdatum (2022)

Out Office Messages With Unknown Return Date 152586

So schreiben Sie eine Abwesenheitsnachricht mit unbekanntem Rückkehrdatum. Es ist immer professionell, eine Abwesenheitsnachricht zu erstellen, um Ihre Kollegen und Kunden darauf aufmerksam zu machen, wenn Sie das Büro für längere Zeit verlassen. In Abwesenheitsmitteilungen sollte in der Regel Ihr Rückkehrdatum angegeben werden, damit jeder weiß, wann er Sie zurückerwarten kann. Unter bestimmten Umständen wissen Sie jedoch möglicherweise nicht, wann das sein wird.

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Während Ihrer Abwesenheit können Sie die Kommunikation und Effizienz verbessern, wenn Sie wissen, wie Sie eine Abwesenheitsnachricht ohne Rücksendedatum verfassen.

Abwesenheitsnachricht, unbekanntes Rückkehrdatum

Was ist eine Abwesenheitsnotiz bei unbekanntem Rückreisedatum?

Wenn Sie für einen unklaren Zeitraum nicht im Büro sind, handelt es sich bei einer Abwesenheitsnachricht mit unbekanntem Rückkehrdatum um eine automatische Antwort, die normalerweise per E-Mail oder Telefon an den Absender gesendet wird. Die Benachrichtigung informiert den Absender darüber, dass Sie seine E-Mail nicht sofort beantworten können, und gibt ihm die Möglichkeit, jemand anderen zu kontaktieren oder auf Ihre Antwort zu warten. Es sieht aus wie eine normale Abwesenheitsnotiz, enthält jedoch keine Informationen darüber, wann Sie zurückkommen.

Abwesenheitsnachrichten können für einen beliebigen Zeitraum verwendet werden, einschließlich einiger Stunden, einiger Tage oder sogar Wochen. Im Folgenden sind einige der häufigsten Gründe für das Versenden einer Abwesenheitsnachricht aufgeführt:

Freistellung für Mütter
Urlaub
Krankheitsurlaub aufgrund eines Termins
Teilnahme an einem Workshop
Ein familiärer Notfall während der Teilnahme an einer Konferenz

Was Sie in einer automatisierten Antwort nicht sagen sollten

Bei Abwesenheitsmitteilungen sollten Professionalität und Realismus gewahrt bleiben. Es wäre hilfreich, wenn Sie Folgendes meiden würden:

Zu viele Informationen geben.Direkte Antworten sollten automatisch bereitgestellt werden. Entfernen Sie alle Informationen aus der E-Mail, die nicht unbedingt erforderlich sind.Sie sagen, Sie werden reagieren, sobald Sie zurückkommen.Wenn Sie an den Arbeitsplatz zurückkehren, kann es einige Zeit dauern, E-Mails, Telefonanrufe und Aufgaben zu erledigen. Erwarten Sie nicht, dass Sie auf eine verpasste Nachricht reagieren können, sobald Sie zurückkommen.Die Hilfe eines Kollegen ohne dessen Erlaubnis in Anspruch nehmen.Es ist sinnvoll, die Kontaktinformationen eines Kollegen anzugeben, wenn während Ihrer Abwesenheit etwas Wichtiges passiert. Bevor Sie jedoch die Daten Ihres Kollegen angeben, stellen Sie sicher, dass Sie dessen Zustimmung haben.

Die Bedeutung des Verfassens einer Abwesenheitsnachricht

Wenn Sie weg sind, ist es wichtig, eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen, damit Ihre Kollegen und Kunden alternative Lösungen für die Probleme finden können, über die sie Ihnen schreiben. Wenn Personen, die Ihnen E-Mails senden oder Sie anrufen und um Hilfe bitten, keine Abwesenheitsnachricht erhalten, sind sie möglicherweise über Ihre mangelnde Reaktion verwirrt. Eine Abwesenheitsnachricht stellt außerdem sicher, dass jemand, der versucht, Sie zu kontaktieren, keine Nachricht an die falsche E-Mail-Adresse gesendet hat.

Mit einer höflichen Abwesenheitsnachricht bleiben Personen, die Sie kontaktieren, auf dem Laufenden und bieten ihnen in der Regel eine Lösung an, z. B. die Kontaktinformationen eines Kollegen, der ihnen stattdessen weiterhelfen könnte. Sie können sich Ihre Abwesenheitsnachricht automatisch zusenden lassen, sobald Sie eine E-Mail erhalten. Sie können auch eine Abwesenheits-Voicemail-Nachricht aufzeichnen, die die Leute hören, wenn sie versuchen, Sie zu erreichen.

Was sollten Sie in eine Abwesenheitsnachricht schreiben?

Damit Sie das Büro mit Zuversicht verlassen können, sollte Ihre Abwesenheit angenehm und kurz sein. Hier sind die Teile Ihrer Abwesenheitsnachricht, die enthalten sein müssen:

Fügen Sie eine hilfreiche Überschrift oder Betreffzeile ein:Fügen Sie Ihrer Abwesenheitsnachricht eine Überschrift hinzu, damit die Leser leicht verstehen, worum es in Ihrer automatischen Antwort-E-Mail geht. Sie kann genauso wichtig sein wie eine Abwesenheitsnachricht, solange sie Ihre Botschaft vermittelt.Fügen Sie eine nette Nachricht hinzu:Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht mit einer freundlichen Begrüßung, z. B. „Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht“ oder „Hallo, vielen Dank, dass Sie uns kontaktiert haben“. Dieser Hinweis zeigt Ihren Empfängern, dass Sie es mit ihrer E-Mail ernst meinen.Ihre Abwesenheit hat folgende Gründe:Erklären Sie, warum Sie nicht im Büro sind und warum Sie nicht im Büro sind. Wenn Sie aus einem persönlichen Grund abwesend sind, müssen Sie nicht allzu sehr ins Detail gehen.Die Termine Ihrer Abwesenheit lauten wie folgt:Geben Sie das Anfangs- und Enddatum Ihrer voraussichtlichen Abwesenheit an. Unter bestimmten Umständen, beispielsweise wenn Sie krank sind, wissen Sie möglicherweise nicht, wann Sie zurückkehren können. Wenn dies der Fall ist, ist es in Ordnung, die Daten wegzulassen und einfach zu sagen: „Ich melde mich so schnell wie möglich“ oder „Ich melde mich bei Ihnen, wenn ich wieder im Büro bin.“Wen Sie im Notfall anrufen können:Da Ihre Kunden oder Kollegen möglicherweise schnelle Hilfe benötigen, empfiehlt es sich, in Ihrer Abwesenheitsnachricht einen alternativen Kontakt anzugeben. Geben Sie ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Telefonnummer an sowie die Tatsache, dass sie Ihren Kunden oder Kollegen während Ihrer Abwesenheit behilflich sein können.Abschließend noch ein Fazit:Beenden Sie Ihre Abwesenheitsnachricht mit einer kurzen Erklärung, in der Sie sich für die Unannehmlichkeiten entschuldigen und sich für die Geduld der Personen bedanken, die versucht haben, Sie zu kontaktieren. Ich entschuldige mich beispielsweise für etwaige Probleme, die dadurch entstanden sind. Wenn ich an den Arbeitsplatz zurückkomme, hoffe ich, Sie kontaktieren zu können.

Eine Abwesenheitsnachricht schreiben

Berücksichtigen Sie beim Verfassen Ihrer Abwesenheitsnachricht die folgenden Vorschläge, um sie perfekt zu machen:

Seien Sie prägnant.Ihre Abwesenheitsnachricht sollte kurz und prägnant sein, damit jeder, der versucht, Sie anzurufen, versteht, dass Sie nicht erreichbar sind. Vermeiden Sie es, in einem Absatz Material hinzuzufügen, das nicht erforderlich ist, um Ihre Botschaft festzuhalten.Machen Sie unklar, wann Sie antworten möchten.Möglicherweise müssen Sie bei Ihrer Rückkehr noch viel Arbeit erledigen, sodass Sie möglicherweise einen Anruf oder eine E-Mail-Antwort verschieben müssen. Sagen Sie, dass Sie so schnell wie möglich reagieren werden und nicht erst, wenn Sie im Büro sind, um Enttäuschungen vorzubeugen.Sprechen Sie mit Ihrem Kollegen.Bevor Sie die Kontaktinformationen Ihres Kollegen in Ihre Nachricht aufnehmen, fragen Sie ihn zunächst. Dieser Hinweis erhöht die Arbeitsbelastung Ihres Kollegen. Bevor Sie Anrufe tätigen oder E-Mails an sie senden, stellen Sie sicher, dass Sie deren Zustimmung haben.Suchen Sie nach Problemen.Überprüfen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht auf Probleme, bevor Sie sie als automatische Antwort einrichten. Diese Qualitätsprüfung kann Fehler in der Sprache, Zeichensetzung oder Rechtschreibung in einer E-Mail oder falsche Informationen in einer Voicemail umfassen.Geben Sie einen alternativen Kontakt an.Verwenden Sie nicht nur eine E-Mail-Adresse für die Person, die Ihnen umgehend antworten wird. Geben Sie eine Telefonnummer an. Diese Informationen sind nützlich für diejenigen, die bei einem Problem sofortige Hilfe oder sofortige Aufmerksamkeit benötigen.Geben Sie ein voraussichtliches Rückgabedatum an.Sie können vorschlagen, dass das voraussichtliche Rückkehrdatum ein voraussichtliches Datum ist und nicht bestätigt wird.

Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz mit unbestimmtem Rückkehrdatum

Verwenden Sie die folgende Vorlage, um Ihre Abwesenheitsnachricht zu erstellen, wenn Sie nicht wissen, wann Sie zurück sind:

Hallo,

Vielen Dank, dass Sie sich mit mir in Verbindung gesetzt haben. Aus [Grund] bin ich vorübergehend nicht im Büro. Bitte wenden Sie sich an [Name des alternativen Ansprechpartners], [Kontaktinformationen], wenn Sie sofortige Hilfe benötigen. Ansonsten freue ich mich darauf, wieder an die Arbeit zu gehen und zu antworten.

Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.

[Dein Name hier]

So legen Sie eine Autoresponder-Nachricht fest über Google Business oder Google Mail , gehen Sie zum Seitenanfang. Gehen Sie zum Symbol „Einstellungen“. Klicken Sie darauf und gehen Sie dann zu „Alle Einstellungen anzeigen“. Scrollen Sie von dort nach unten zu „Urlaubsantwort“ und Sie können Ihre Büro-Autoresponder-E-Mail-Nachrichten platzieren, normalerweise mit einem Start- und Enddatum.

Sobald Sie dies gespeichert haben, werden automatische Antwortnachrichten an alle eingehenden E-Mails gesendet, die automatische Antworten verwenden.

Erfahren Sie, wie Sie automatische Antworten für eine Gruppe einrichten.

Beispiele für Abwesenheitsnachrichten mit unbekanntem Rückkehrdatum

Hier sind einige Fälle von Abwesenheitsnotizen mit unbekanntem Rückkehrdatum:

Beispiele für Krankenstand

Ziehen Sie die folgenden Szenarien in Betracht, wenn Sie krankheitsbedingt nicht am Arbeitsplatz sind und nicht sicher sind, wann Sie zurückkehren können:

Hallo,

Vielen Dank, dass Sie mich per E-Mail kontaktiert haben. Ich bin derzeit krankgeschrieben und nicht im Büro. Suzy Jacob ist unter erreichbar [email protected] wenn Sie Nothilfe benötigen. Ansonsten freue ich mich darauf, bei meiner Rückkehr auf Ihre E-Mail zu antworten.

24 Engelszahl

Herzliche Grüße,

Amy Brian

Zweites Beispiel

Hallo,

13 Jahre altes Jungenspielzeug

Vielen Dank, dass Sie mich per E-Mail kontaktiert haben. Leider bin ich krankheitsbedingt nicht im Büro. Ich hoffe, dass ich mich schnell erhole, aber in der Zwischenzeit kontaktieren Sie bitte Jack Feder unter [email protected] zur Hilfe.

Ich freue mich darauf, wieder an die Arbeit zu gehen und wieder mit Ihnen in Kontakt zu treten. Bitte nehmen Sie meinen aufrichtigen Dank für Ihre Geduld entgegen.

Beste Wünsche,

Wilma Brian

Notausstieg

Berücksichtigen Sie die folgenden Szenarien, wenn ein Notfall eintritt und Sie Ihren Arbeitsplatz unerwartet verlassen müssen:

Hallo,

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mir zu schreiben. Leider bin ich aus familiären Gründen derzeit nicht im Büro und weiß nicht, wann ich zurück sein werde. Bitte kontaktieren Sie Ernie Myer unter [email protected] wenn Sie sofortige Hilfe benötigen. Wir entschuldigen uns für etwaige Probleme, die dadurch entstanden sind. Ich beabsichtige, so schnell wie möglich auf Ihre E-Mail zu reagieren.

Vielen Dank.

Darren Hoyt

Zweites Beispiel

Hallo,

Vielen Dank, dass Sie sich mit mir in Verbindung gesetzt haben. Da ich mich um eine persönliche Angelegenheit kümmern muss, werde ich auf absehbare Zeit nicht im Büro sein. Ich gehe davon aus, dass ich Ende der Woche zurück sein werde, aber zögern Sie nicht, Dan Dickerson unter zu kontaktieren [email protected] wenn Sie sofortige Hilfe benötigen. Bitte nehmen Sie meinen aufrichtigen Dank für Ihre Geduld entgegen. Bitte entschuldigen Sie die dadurch verursachten Probleme.

Herzliche Grüße,

Brian Kaffee

Beispiele für Elternzeit

Wenn Sie in Elternzeit sind und nicht wissen, wann Sie zurückkommen, geben Sie einfach „Monat“ oder „voraussichtliches Rückkehrdatum“ in das Feld ein. Stellen Sie sich das folgende Szenario vor:

Hallo,

Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. Ab dem 20. Juni 2021 bin ich in Elternzeit nicht im Büro. Im Dezember 2021 beabsichtige ich zurückzukehren. Ich werde in dieser Zeit meine E-Mails nicht abrufen, um mich auf meine Familie zu konzentrieren. Zögern Sie nicht, John Smith unter zu kontaktieren [email protected] oder 331-330-4408. Bitte nehmen Sie meinen aufrichtigen Dank für Ihre Geduld entgegen. Wenn ich an den Arbeitsplatz zurückkomme, hoffe ich, Sie kontaktieren zu können.

Herzliche Grüße,

Melissa Myer

Zweites Beispiel

Hallo,

Vielen Dank, dass Sie mich per E-Mail kontaktiert haben. Ab dem 10. August 2021 werde ich im Mutterschaftsurlaub nicht im Büro sein. Mein Rückreisedatum ist der 10. Januar 2022, obwohl es sich ändern könnte. Zögern Sie nicht, Ryan Smith unter 331-343-3048 für Unterstützung zu kontaktieren, da ich in diesem Zeitraum meine E-Mails nicht abrufen werde. Bitte nehmen Sie meinen aufrichtigen Dank für Ihre Geduld entgegen. Wenn ich zur Arbeit zurückkehre, möchte ich mit Ihnen kommunizieren.

Beste Wünsche,

Andy Smith